Mały kartonik, a tyle o Tobie powie. Niezależnie od tego, czy go wręczasz, czy przyjmujesz.
Kto ma na służbowym biurku organizer do wizytówek? Taki obrotowy, z foliowymi koszulkami albo w formie minialbumu. Jeden i drugi pozwala zebrać w jednym miejscu dane osób, z którymi nie musimy pozostawać w ciągłym kontakcie. Podwykonawców, jednorazowych klientów, pana od ciekawej oferty biurowych gadżetów, dziewczyny, którą spotkaliśmy na jakichś targach, a jej projekty stron www będą dla nas inspiracją przy modernizacji naszej własnej witryny. Czyli wszystkich kontaktów, które chcemy z jakiegoś powodu zachować, ale nie są nam one na tyle niezbędne, aby cyfryzować je w smartfonie.
Rozmiar i kształt mają znaczenie
No. To tego, kto taki organizer posiada, nie trzeba przekonywać, jak istotna jest standaryzacja wymiarów wizytówek. Różnią się te standardy w zależności od kręgu kulturowego, w którym działamy, dlatego w wypadku biznesu międzynarodowego warto sprawdzić lokalne zwyczaje. Szczególnie na rynkach azjatyckich i australijskich.
W Polsce najpopularniejsze są wizytówki o wymiarach 50×90 mm, choć zdarzają się też zachodnioeuropejskie 55×85 mm (upraktyczniony wymiar kart kredytowych według normy ISO 7810 ID-1) i tzw. „skandynawskie” 55×90 mm.
Rozmiary wizytówek narzucają też ich prostokątny kształt lub przynajmniej ramy, w których powinien mieścić się obrys biletu wizytowego wykonanego przy użyciu wykrojnika. Może znacie te wszystkie kreatywne wizytówki z falistym brzegiem, z profilem twarzy artysty, którego promują, na krótszym brzegu, albo po prostu z wycięciami, robiącymi miejsce na modny od dłuższego czasu trend „negative space”? A może to tylko ja, z zawodowego skrzywienia, poświęcam takim bajerom zbyt wiele uwagi:)
Biała czy z fantazją?
Najbardziej elegancka jest wizytówka biała, z kontrastującym liternictwem (czerń, grafit, granat), wydrukowana na papierze gładkim (bez prążków, tłoczeń i imitacji papieru czerpanego). Powinna wykorzystywać nie więcej niż trzy kroje pisma (wliczając w to typografię logotypu, który powinien stanowić jedyne graficzne urozmaicenie wizytówki) i być wydrukowana (na profesjonalnej drukarce) na papierze o odpowiedniej gramaturze (minimum 300 g). Kwestie uszlachetnień, takich jak folia matująca, nabłyszczająca czy satynowa, zmieniają się wraz z trendami w branży poligraficznej. Dobrze jest nie przesadzać w żadną stronę z efektami tego typu.
Tradycyjnie poradniki biznesowe opisywały karty kolorowe, z ilustracjami albo nietypowymi zdobieniami (złocenia, tłoczenia, ramki, skany odręcznego pisma) jako mało poważne, a czasem infantylne. Dziś na tego typu kategoryczne osądy warto wziąć poprawkę, wynikającą z ogromnej liczby kreatywnych gałęzi biznesu. Dla projektanta, składacza, fotografika jego wizytówka, oprócz wartości informacyjnej, może stanowić także nośnik talentu lub umiejętności. A wyróżniający się wizualnie bilet wizytowy może zagwarantować zapamiętanie przez odbiorcę i wyróżnienie spośród konkurencji, na przykład na imprezach branżowych. Warto jednak zachować rozsądek i umiar w projektowaniu kreatywnych kart, a o opinię, przed zamówieniem większego nakładu wizytówek, poprosić przynajmniej kilkoro znajomych.
Czytelność przede wszystkim
Wybujała fantazja bowiem w niewielkim stopniu przysłuży się naszemu biznesowi, jeżeli nie zadbamy o podstawową funkcjonalność wizytówki, czyli jej czytelność. Warto na przykład, aby na pierwszy rzut oka odbiorca naszej wizytówki był w stanie odczytać nasze imię, nazwisko i/lub nazwę firmy. Dobrze, aby niezwłocznie dowiedział się, czym się zajmujemy, na wypadek, gdyby przyszło mu znaleźć nasz zapodziany bilet wizytowy po dwóch miesiącach od jego otrzymania (choć to niezbyt dobrze świadczy o nim).
Na wizytówce przydadzą się też podstawowe dane kontaktowe, takie jak adres (wraz z kodem i miejscowością), numer telefonu i e-mail oraz adres strony internetowej. I w wypadku wizytówki imiennej to właściwie wszystko, poza ewentualnym, wspomnianym logotypem firmy.
Szczególną kategorią są wizytówki firmy, które oprócz funkcji nośnika danych kontaktowych, pełnią też rolę wyraźnie promującą biznes. Na odwrocie mają wówczas np. zakres usług realizowanych przez firmę. Nie jest to najelegantsze rozwiązanie, ale niezaprzeczalny (i, jak sądzę, niezastąpiony w niektórych branżach) jest jego wymiar praktyczny. Unikać natomiast jak ognia należy drukowania na wizytówkach serii mikroskopijnych zdjęć przedstawiających realizacje firmy. Spotkałam się z taką praktyką kilkakrotnie w wypadku obiektów rozrywkowych (małpie gaje dla dzieci) i sal weselno-bankietowych. Może i umieszczenie mikrozdjęć na „wizytówkach” pozwala zaoszczędzić na druku folderów, ale ani to estetyczne, ani czytelne, ani profesjonalne.
Jak wręczać, jak przyjmować?
I jeszcze na koniec o tym, czemu nie poświęcamy wystarczająco dużo uwagi. Wręczanie i przyjmowanie biletów wizytowych powinno być swoistym rytuałem. Taka niewielka celebracja nowo nawiązanej znajomości dobrze nam zresztą zrobi, szczególnie w epoce wiecznego pośpiechu i niedoczasu, tak w biznesie, jak i codziennym życiu.
Wizytówki przechowujemy w opakowaniu, z którego elegancko będzie je wyjąć w razie potrzeby. Czyli w wersji premium najlepiej mieć przy sobie niewielki, prosty w formie wizytownik, który przy okazji ochroni nasze kartoniki przed pognieceniem i zabrudzeniami (chyba nie trzeba pisać, że jeżeli już do nich dojdzie, to pozostaje nam udać, że wizytówek zapomnieliśmy z domu?). W wersji minimum dobrze jest zrobić tak, aby w razie nagłej potrzeby nie ukazywać odbiorcy przepastnego wnętrza naszej zagraconej torby w gorączkowym poszukiwaniu wizytówek.
Bilet wręczamy tekstem do góry, literami skierowanymi do odbiorcy. Akcentujemy jego przekazanie zatrzymaniem dłoni z wizytówką w powietrzu na ułamek sekundy, dokładnie tak, jak przy uścisku dłoni. Przyjmując natomiast kartę wizytową, dziękujemy za nią i niezwłocznie czytamy jej treść, a przynajmniej poświęcamy jedną, dwie sekundy, aby zatrzymać na niej wzrok. W ten sposób okazujemy szacunek i uwagę jej właścicielowi (jest to jeszcze istotniejsze w wypadku azjatyckich środowisk biznesowych, ale to już temat na inną opowieść). Następnie wizytówkę pieczołowicie chowamy – i to zdecydowanie nie do wspomnianej przepastnej torby. Ani do tylnej kieszeni kurtki. Dobrze mieć na taką okoliczność wspomniany wizytownik, ostatecznie jednak jego rolę może pełnić okładka na dokumenty lub karty kredytowe, ewentualnie portfel. Różowa portmonetka w urocze wzory typu Hello Kitty – raczej nie.
