Niby zwykła kartka, a ile mówi o firmie! Żadna tam papierowa postać – często pełnokrwisty bohater. Czasem elegancki, a czasem niechluj. Nad papierem firmowym warto się pochylić.
Papier firmowy to wzór zadruku, który umieszczamy w dokumencie, przyjęty jako standard w przedsiębiorstwie. Wbrew nazwie, jego pierwotna forma to postać elektroniczna. Jego konsekwentne stosowanie buduje dobre skojarzenia z firmą, pozwala łatwo przekazywać informacje teleadresowe, odesłać do strony firmowej. A do tego papier firmowy jest użytecznym „akcesorium” we wszelkich sytuacjach biznesowych.
Jak go zaprojektować?
Po technikalia odsyłam rzecz jasna do tych, którzy się na sprawie znają. Warto pamiętać tylko, że dobrym czasem na zaprojektowanie papieru firmowego jest okres ustalania całej identyfikacji wizualnej firmy. Tak, aby również ten element był zgodny z przyjętą linią graficzną. A nie – jak to bywa często – tworzony naprędce, na potrzeby poszczególnych dokumentów, czasem przez kilka różnych osób w podobnym czasie.
Trudno mówić wtedy o profesjonalnym papierze firmowym. Mamy raczej do czynienia z roboczym „dodawaniem logotypu” (a czasem i stopki) w tle dokumentu. W efekcie dostaniemy kilka niespójnych (i niechlujnych) wzorców jego umieszczania, które mogą nie wyglądać dobrze, źle świadczyć o naszej organizacji jako firmy i przy okazji niefunkcjonalnych. Tymczasem spójny, schludny papier firmowy, który wykorzystujemy do sporządzania wszystkich firmowych dokumentów wspiera wizerunek stabilnego, dobrze zorganizowanego, godnego zaufania partnera biznesowego. Nie wspominając o estetyce, czytelności i profesjonalizmie, który taka „papeteria” zapewnia. Na pewno zawsze warto skorzystać z usługi kogoś, kto taki papier już projektował, a do tego zna się na DTP i ma minimum zmysłu estetycznego.
Metoda na promocję
Umiar to zawsze dobra zasada. Świetnie sprawdzi się więc także przy planowaniu wyglądu papieru firmowego. W zależności od naszego zamiaru, papier, oprócz funkcji użytkowej, może pełnić funkcję promocyjną i/lub informacyjną. Dobrze jest rozważyć przed zleceniem zaprojektowania papieru firmowego – do jakich celów będziemy go wykorzystywać.
Jeżeli chodzi nam o promocję, budowanie wizerunku i świadomości istnienia naszej firmy, minimalnym wymogiem będzie umieszczenie na papierze nazwy firmy i adresu strony www. Jeżeli mamy logotyp, który chcemy promować, to on wystarczy jako jedyny element „obrazkowy”. A jeśli nie chcemy być nachalni w znakowaniu, ale budować skojarzenie wizualne z naszym przedsiębiorstwem, może warto zaprojektować ozdobnik graficzny inspirowany logotypem, albo na przykład umieścić na firmowym papierze sam sygnet (część graficzna loga, bez literek)? Lub elementy ozdobne w firmowych kolorach, jeżeli ich połączenie jest szczególnie wyraziste i nie wymaga podanej literalnie nazwy firmy (jak u Pepsi)? W każdym razie wymogi czytelności podpowiadają, że zadruk na papierze firmowym nie powinien przekraczać 20% powierzchni kartki.
Nośnik informacji
Jeżeli papier firmowy traktujemy jako także jako nośnik informacji (szczególnie, gdy planujemy szeroko go rozdawać potencjalnym klientom, np. w postaci bloczków do notowania lub – jak w mojej branży – materiałów piśmiennych na szkoleniach), dobrze jest też zadbać o dane teleadresowe. Umieszczany wtedy w stopce lub nagłówku również adres przedsiębiorstwa, miejscowość wraz z kodem, telefon, adres e-mailowy i NIP. W zależności od typu firmy i modelu biznesowego przydaje się czasem także numer konta bankowego. Warto jednak rozważyć, z których danych użytkownik papieru będzie korzystał najczęściej. Zbyt wiele informacji wpłynie negatywnie na estetykę papieru firmowego, albo da efekt „drobnego druczku”, i nieładnego, i niefunkcjonalnego. W niektórych firmach, szczególnie identyfikujących się z nowymi technologiami, warto rozważyć typograficzne minimum i ukrycie reszty informacji w postaci kodu QR.
W wersji papierowej
Bo i taka się zdarza:) Bywa, że firmy korzystają z przygotowanej „formatki”, aby umieścić na niej faktury, harmonogramy czy oferty, ale rozsyłają je jedynie w wersji elektronicznej. Z drugiej strony znam i takie, które zadrukowują całe ryzy papieru firmowym wzorcem, a potem korzystają z niego przy drukowaniu bieżących dokumentów tak jak ze zwykłych, białych kartek. Niektóre drukują na nim wszystko, co z firmy wychodzi, od faktur aż do dyplomów i certyfikatów.
Zazwyczaj jednak służy on do sporządzania ściśle określonych typów dokumentów: korespondencji z klientami, odpowiedzi na reklamacje, ofert, listów intencyjnych, krótko mówiąc: pism użytkowych. Takich, które opatrzone są datą, nagłówkiem adresowym i podpisem.
Także dlatego przy projektowaniu warto być czujnym: sprawdzić czy to, co zamierzamy umieścić na firmowym papierze, wygląda dobrze i w druku, i na ekranie. Czy nie rozmazuje się na papierze, którego używamy.
Patrz, na czym drukujesz
Nie muszę pewnie dodawać, że gdy posiadamy elegancki i funkcjonalny projekt papieru firmowego, warto też zadbać o wysoką jakość jego prezentacji? Jeżeli jest on tłem dla dokumentu, to treść sama w sobie powinna być schludna i stworzona zgodnie z podstawowymi zasadami typografii i czytelności. Jeśli drukujemy coś z użyciem naszego wzorca, to niech to będzie na papierze o odpowiedniej gramaturze (ani na sztywnej tekturce, ani na wiotkim świstku). Papier – dobrze, aby był matowy, gładki i biały (nie: białawy czy kremowy). To wcale nie oczywiste, sądząc po dziełach, które zdarzało mi się mieć do czynienia: tłoczonych, pasteloworóżowych, z połyskiem, woskowanych, zbyt wiotkich lub za sztywnych. Jeszcze tylko landszafcik w tle lub tłoczenie na rogu, uperfumować i mamy idealną (choć niekoniecznie najelegantszą) papeterię dla egzaltowanej damy z XIX wieku.
Druk także powinien być wysokiej jakości, nie brudzić, nie rozmazywać się, dobrze oddawać kolory. Jeżeli drukujemy bloczki do notowania i rozdajemy je jako pojedyncze materiały promocyjne, to nie warto wzbogacać ich o wątpliwej jakości udogodnienia, jak perforacja na potrzeby segregatora czy grzbiet w formie spirali. Warto za to zadbać o ustandaryzowany rozmiar takiego bloczku, aby kartki z niego zmieściły się w teczce A4 lub po złożeniu – w jednej ze standardowych kopert.
Używaj godnie!
A o dokumenty, nawet te „brudnopisowe”, wydrukowane z użyciem firmowego wzorca – dbamy. Nie należy używać jako makulatury do wypychania wolnej przestrzeni w przesyłkach, nie wycinać z nich szablonów, nie podkładać pod chybotliwą nogę stołu. Ani nie wykorzystywać jako nośnik niestosownych treści, na przykład niewybrednych dowcipów, albo motywacyjnych napisów „z jajem”. Nie wiem, czy jest to jedno z praw Murphy’ego, ale jeżeli coś przeznaczone jest tylko dla „naszych” (wewnętrznych, biurowych), oczu, to mamy 100% pewności, że się poza te „nasze” wydostanie.
