Czas na konkrety: czyli jakimi słowami dziękować, jaką drogą i w jaki sposób zrobić to najbardziej elegancko. Czyli ważny, praktyczny suplement do uprzednich rozważań nad podziękowaniami w biznesie.
Emocje na bok
Podziękowania w biznesie są raczej mniej wylewne niż w życiu prywatnym, choć oczywiście zdarzają się wyjątki. Dziękujemy raz a dobrze, bez kilkukrotnego powracania do tematu. Ewentualnie, jeżeli nasza wdzięczność ma naprawdę solidne podstawy, można krótko powtórzyć przy pożegnaniu: „Raz jeszcze dziękuję”. Unikamy też „rozklejania się” i okazywania wzruszenia łzami lub łamiącym się głosem, ponieważ wszelkie nadmierne okazywanie emocji nie jest kojarzone z profesjonalizmem. W środowiskach zawodowych cenione są: racjonalizm i umiejętność samokontroli, co nie znaczy oczywiście, że dziękować (i w ogóle porozumiewać się) mamy głosem wypranym z emocji i automatycznie.
Odpowiednimi słowami
Stosowne będą zwroty „Dziękuję”, „Bardzo dziękuję”, „Jestem Ci wdzięczna”, ale i bardziej ogólnikowe „Bardzo mi pomogłeś”. Jeżeli takie bezpośrednie wyrazy wdzięczności trudno nam przychodzą (Panowie) lub po prostu nie pasują do stylu komunikacji naszej firmy, warto sięgnąć po omówienia. „Cieszę się, że mogłam na Ciebie liczyć”, „Warto mieć taki autorytet po swojej stronie”. W relacjach dość bliskich: „Wiszę ci piwo za piątkowe zastępstwo, dzięki bardzo!”, a w superbliskich „Uratowałeś mi tyłek tymi danymi, stary”. Tak, to też forma podziękowania. I tak, też ma charakter grzecznościowy, choć raczej w treści niż w formie.
Pamiętajmy jednak, że omówienia (szczególnie z ostatnich dwóch przykładów) są jak pół-podziękowania i ich wydźwięk jest jednak dużo słabszy niż prawdziwego „dziękuję”. Czasem to wygodne, a czasem niewystarczające.
Dziękując w sytuacjach biznesowych raczej unikamy trybu przypuszczającego, charakterystycznego dla grzeczności osobistej. Nie mówimy: „Chciałabym ci bardzo podziękować za…”, „Jeżeli pozwolisz, chciałabym wyrazić swoją wdzięczność”, szczególnie, gdy jesteśmy kobietą. Tego typu wyrażenia mają charakter hipergrzeczny, nacechowane są emocjonalnie i niepotrzebnie podkreślają podległą pozycję wobec tego, komu dziękujemy. A grzeczność to nie uległość! Wypowiedzi w trybie przypuszczającym nie niosą też stanowczego komunikatu, a raczej wyrażają wątpliwość i niepewność mówiącego. Zasadnie mogą więc wywołać ironiczne uwagi w stylu: „Skoro tak bardzo byś chciała, to proszę, dziękuj”.
Warto zawsze dodać, za co dziękujemy, nawet jeżeli jest to oczywiste. I zadbać, aby był to konkret, na przykład: „Dziękuję ci za pomoc w sprawozdaniu”, „Jestem ci zobowiązany za podesłanie tej prezentacji”, „Bardzo się cieszę, że uczestniczyłaś w tym spotkaniu. Twoje argumenty ostatecznie ich przekonały”.
Efekty specjalne
W kilku silniej zgranych zespołach, z którymi pracowałam, miłym uzupełnieniem wdzięczności był drobny poczęstunek, pozostawiany we wspólnym pokoju, z kartką: „W podziękowaniu za seminarium, zorganizowane na medal”. Lub poprzedzone mailem do wszystkich zainteresowanych, na przykład: „Słodkie podziękowanie za Waszą pomoc w piątkowej konferencji czeka w kuchni”.
Osobiście preferuję mocny, zaczerpnięty z męskiego stylu, komunikat w formie pojedynczego słowa: „dziękuję” wraz z towarzyszącym mu uściskiem dłoni i utrzymanym przez czas jego trwania kontaktem wzrokowym. To dobre podziękowania w biznesie. Takie podziękowania dobrze się sprawdzą tuż po owocnym spotkaniu, pomyślnym zakończeniu projektu lub wstawieniu się u kogoś w naszym imieniu. Czyli bezpośrednio po wydarzeniu lub zakończeniu działania, którego dotyczą. Takie podziękowania są też dość uniwersalne, pasują do różnego typu zażyłości służbowych i rozmaitych okoliczności.
Nie znaczy to jednak, że w bliższych relacjach zawodowych zakazane są różnego typu niestandardowe formy. Jak na przykład karteczka typu post-it z odręcznym napisem „dziękuję”, przyklejona na teczce z dokumentami, którą oddajemy kładąc na biurku uczynnej koleżanki.
Twarzą w twarz czy na piśmie?
Jeżeli chodzi o formę podziękowań, hierarchia ich ważności, a zarazem elegancji jest następująca: najelegantsze są podziękowania osobiste, twarzą w twarz, w dalszej kolejności telefoniczne, potem mailowe. Jeszcze stopień niżej są podziękowania sms-owe i te w biznesie zalecam już wyłącznie w zażyłych, partnerskich relacjach i tylko w razie braku innych możliwości. Zawsze dążymy do tego, aby dziękować osobiście, „paszczą”. Są też osoby, którym inaczej nie wypada wyrażać wdzięczności. Na przykład niekulturalnie będą mailowe podziękowania dla szefa wszystkich szefów w naszej korporacji.
Warto również wziąć pod uwagę najbliższe otoczenie zawodowe dziękującego i tego, któremu wdzięczność wyrażamy. Dziękować można na osobności, a można publicznie. Jeżeli czynimy to w tych drugich okolicznościach, zwróćmy tylko uwagę, żeby nie wyglądało to na samowolne działania PR-owe (wychwalanie zalet koleżanki z działu wobec jej przełożonego) lub podlizywanie się (podkreślanie swojej wdzięczności dla szefa na forum całego działu lub firmy).
Wszystkim i każdemu
Jeśli dziękujemy liderowi zespołu – nie zapomnijmy i o jego podwładnych, w końcu na sukces pracował zapewne cały zespół.
A gdy się zdarzy, że mamy za co dziękować naszemu zespołowi, a akurat nie możemy tego zrobić osobiście, miłym akcentem będzie mail zapowiadający. Na przykład: „Drodzy Sprzedawcy, piątkowe podsumowanie kwartału pokazało nasz dział w naprawdę dobrym świetle. Żałuję, że nie mogłem oklaskiwać osobiście Waszej prezentacji, ale nie omieszkam podziękować Wam po powrocie za cały włożony wysiłek. Tymczasem po kablu: dzięki, świetna robota! Wasz dumny Team Leader”. To już nieco cieplejsze podziękowania w biznesie.
I na koniec, dla niektórych, mam nadzieję, aż nazbyt oczywista – otwarta lista okazji do podziękowań:
- Kontynuacja współpracy przez Klienta, który mógł wybrać innego podwykonawcę
- Zakończenie współpracy (nawet jeżeli nie do końca możemy nazwać ją owocną)
- Szczególne zaangażowanie pracownika lub zespołu w ważny projekt
- Rzetelne wykonywanie swoich obowiązków (tak, co pewien czas warto dziękować za to każdemu, i to mimo pensji, premii i pakietu socjalnego!)
- Wyjątkowe odznaczenie przyznane całej firmie, a zatem: tworzącym ją ludziom
- Wsparcie nas w naszych zadaniach – dobrowolne lub nie
- Pójście przez jedną ze stron na kompromis w trudnej sytuacji
- Wstawienie się za nami u przełożonego/Klienta
- Stanięcie na wysokości zadania w trudnej dla firmy sytuacji
- Wszelkie cudze działania usprawniające naszą pracę lub zwielokrotniające nasze sukcesy
