…czyli specyficzny rodzaj spotkań przy posiłkach. Jakich reguł warto przestrzegać, aby nie zepsuć sobie profesjonalnego wizerunku oraz apetytu?
Bywa różnie
W zależności, głównie od relacji, jakie nas łączą, może to być spotkanie w gruncie rzeczy towarzyskie, jedynie wzbogacone o tematy „pracowe”. Albo sztywno przesiedziany czas nad daniem, którego smaku i tak nie czujesz, bo marzysz, aby ten „wspólny posiłek” nareszcie się skończył. Krótkie, mające zawodowy cel, spotkania w kantynach, barach i restauracjach mają licznych zwolenników, a w niektórych środowiskach od lat wpisują się w obowiązujący styl pracy. Przeciwnikom nie pasuje zazwyczaj wymuszone połączenie przyjemnego z pożytecznym, albo fakt, że jedyny czas dla nich przełożony znajduje w przerwie na biznesowy lunch. Trzeba więc dzielić się jego uwagą z kotletem lub całym zestawem lunchowym, złożonym z orientalnej zupy, sycącego dania głównego i napoju.
Czego nie robić?
Dobrze jest pamiętać, że jedzenie w towarzystwie ma być dodatkiem do spotkania, nie na odwrót. Nie rzucajmy się więc na nie, nawet jeśli ta druga strona stawia, a restauracja jest pierwszorzędna. Nie koncentrujmy się też całkowicie na zachwytach lub krytyce serwowanych dań. Szczególnie, gdy druga osoba ma do omówienia ważny i pilny temat. I nie ma znaczenia, czy jesteś stroną, która udziela posłuchania, czy „petentem”, szefem czy podwładnym. Ani czy to Ty zapraszasz, czy zostałeś wyciągnięty sprzed biurka w trakcie ważnego zadania.
Na biznesowy lunch nie bierzemy laptopa ani tabletu. Idealnie byłoby, gdybyśmy nie brali też telefonów. Podział uwagi pomiędzy jedzenie a efektywną rozmowę będzie już wystarczającym testem naszego „multitaskingu”.
Nawet jeżeli z naszym towarzystwem jesteśmy w wybitnie koleżeńskich układach, do posiłku „służbowego” nie zamawiamy alkoholu. Mowa w końcu o spotkaniu w trakcie godzin pracy, w dodatku takim, które wymaga skupienia i pełnego profesjonalizmu. W ogóle w czasie takich pracowych spotkań przestrzegamy wszystkich ogólnych reguł dobrego zachowania się przy stole. Nie wydajemy odgłosów podczas jedzenia, czynności higieniczne (katar!) załatwiamy w łazience, a oparć krzeseł nie obwieszamy kurtkami i płaszczami.
Kwestie formalne i nie całkiem
Jeżeli spotkanie planujemy wcześniej, najlepiej jest zarezerwować stolik na konkretną godzinę i na odpowiednią liczbę osób. Przy czym, im tych osób więcej, tym trudniej będzie wyegzekwować zawodowy cel spotkania.
Miejsce na biznesowy lunch wybieramy tak, aby: było blisko, dało się tam znaleźć choć odrobinę prywatności, niezbędną do skupienia się na rozmowie i abyśmy zwyczajnie mogli się słyszeć. Lepiej jest wybrać restaurację o ofercie raczej ogólnej niż etniczną, znaną z intensywnych zapachów albo modną z racji egzotycznych zwyczajów, np. jedzenia palcami lub siedzenia na podłodze po turecku, bez butów.
Tradycyjne zasady, dotyczące tego kto zaprasza, płaci i pełni rolę gospodarza, nie sprawdzają się specjalnie w wypadku współczesnych wyjść na biznesowy lunch z kolegami z pracy. Zazwyczaj wychodzimy z biura razem, nikt nikogo nie zaprasza i oczywiste jest, że każdy płaci za siebie. I cokolwiek może podpowiadać nam wylewna, polska kurtuazja, dotyczy to także towarzystw mieszanych: panowie nie są zobligowani do płacenia rachunku za posiłek koleżanek z pracy. I nie jest to także przejaw ich rycerskości. Każdy i każda płaci za siebie. Taki rozdzielny system płatności jest też oczywistością w lokalach nastawionych na menu lunchowe, w biurowcowych zagłębiach większych miast. Jeżeli jednak wybieramy się do „zwykłej” restauracji, warto od razu przy składaniu zamówienia poprosić o podział rachunku lub, jeśli nie ma takiej możliwości, uprzedzić, że płacimy osobno. Oczywiście, w zżytych środowiskach koleżeńskich zdarzają się i systemy wymienne: „dziś płacisz ty, jutro ja”. Wszelkie tego typu reguły muszą być jednak ustalone i jasne dla obu stron jeszcze przed złożeniem zamówienia.
Nie o wszystkim nad talerzem
A wracając do „służbowego” aspektu takich spotkań: są sprawy, których przy posiłku poruszać nie wypada. Jeżeli masz pracownikowi do przekazania niepomyślne wieści, chcesz skrytykować jego pracę albo omówić złe wyniki jego pracy, umów się z nim na spotkanie wyłącznie służbowe, bez towarzyszącego posiłku. Podobnie, jeżeli planujesz złożyć wypowiedzenie umowy, albo masz nienajlepsze prognozy, dotyczące bieżących zamówień. Nie chodzi tylko o wymóg przekazywania takich wieści na osobności, bez udziału osób trzecich. To także kwestia dbałości o higienę pracy i jej łączenia z relacjami towarzyskimi. Nawet jeżeli więc znamy się bardzo dobrze, a relacje mamy koleżeńskie, sprawy drażliwe czy przykre omówmy w biurze. A dopiero potem udajmy się na biznesowy lunch, w czasie którego skupimy się już tylko na budowaniu relacji i wymianie aktualnych informacji.
W czasie jedzenia nie poruszamy tematów tabu, delikatnych kwestii i nie wracamy do punktów spornych, nawet jeżeli są między nami nierozwiązane konflikty. Na czas posiłku powinno nastąpić „zawieszenie broni”. Kiedy widzimy, że atmosfera zaczyna ciążyć, a sytuacja wbrew naszym usiłowaniom rozwija się w stronę konfliktu, lepiej przerwać rozmowę, spożyć posiłek w spokojnej – jeszcze – atmosferze, a w kwestii trudnego tematu zapowiedzieć odrębne spotkanie.
To, mam nadzieję, oczywiste, ale podczas posiłków „służbowych” powstrzymujemy się też od uaktualniania biurowych plotek i od obmawiania nieobecnych kolegów i koleżanek. Pomijając sam brak elegancji plotkujących – świat jest naprawdę mały. Nawet jeżeli w zasięgu wzroku nie widzimy nikogo z naszego piętra biurowca, nigdy nie mamy pewności czy przy którymś ze stłoczonych zdecydowanie zbyt ciasno stolików nie siedzi najlepsza koleżanka obgadywanej właśnie osoby, pracująca przypadkiem w innym dziale naszej wspólnej firmy. Albo jej Klient.
Łączenie rozmowy z jedzeniem
W trakcie biznesowego lunchu trzeba przewidzieć – serio! – chwile przeznaczone wyłącznie na spożywanie. To znaczy chwile wolne od konieczności skupiania się na rozmowie i kreatywnego myślenia. Normalne będą też przerwy w rozmowie na przełknięcie kolejnego kęsa czy na ewentualne prośby do kelnera. Rytm rozmowy powinien być raczej spokojny, nie naglący, taki, w który da się wpasować jednoczesne jedzenie, a czasem uwagi wymieniane na temat jedzenia. Stąd konieczne chwile ciszy, których nie należy wypełniać za wszelką cenę rozmową. Moment milczenia przy stoliku lunchowym nie jest sytuacją równie krępującą, jak przedłużająca się cisza podczas typowo biurowego spotkania, poświęconego rozwiązaniu kluczowej kwestii.
Charakter spotkań przy posiłku ma to do siebie, że atmosfera jest luźniejsza, a fakt, że dzielimy posiłek, oznacza, że postrzegamy siebie nawzajem nie tylko w kategoriach relacji zawodowej. Dlatego w dobrym tonie będzie też wymiana zdań poświęconych temu, co aktualnie jemy, gdzie jemy oraz co ciekawego dzieje się w świecie poza naszą pracą.
Po skończonym posiłku warto powrócić na chwilę do rozmowy służbowej. Podsumować w jednym – dwóch zdaniach osiągnięte ustalenia. Powtórzyć przydzielone zadania lub kolejne kroki do wykonania. A jeżeli wymaga tego sytuacja: uzgodnić odrębne spotkanie, już nie przy jedzeniu, na którym zajmiemy się wyłącznie kwestią nierozwiązaną podczas biznesowego lunchu.
