Budżetujesz projekt. Zlecasz audyt. Szukasz kogoś, kto wydrukuje Ci nietypowy folder. Albo najtańszego, lecz zjadliwego cateringu. Bez kontaktu z podwykonawcami się nie obejdzie. Sprawdź, jak nie spłoszyć najlepszych.
Zapytania ofertowe to codzienność na wielu stanowiskach pracy. A nawet w „zwykłym” życiu, jeżeli akurat urządzasz mieszkanie, budujesz dom, czy planujesz wesele. Coś tak oczywistego, że wiele osób nawet nie planuje zapytań ofertowych jako zadania do wykonania. Ot, „zbiorę informacje z kilku miejsc”. Tymczasem efektywność pozyskiwania ofert jest przecież kluczowa dla wyboru najkorzystniejszej z nich. To także proces komunikacji. Dlatego powinniśmy od początku brać pod uwagę perswazyjny wymiar naszych działań. Wysoki poziom kultury osobistej na pewno nie zaszkodzi.
Pierwsze wrażenie
Mamy więc oto wybranych dziesięć, może dwadzieścia firm, świadczących interesujące nas usługi (drukarni, domów weselnych, ubezpieczycieli). Wyszukanych z sieci – tych z najwyższymi ocenami Google, poleconych przez znajomych lub kolegów po fachu, zapamiętanych z reklam. E-maila ze specyfikacją tworzymy starannie, mając świadomość, że to raz włożona praca, która zaprocentuje (bo przecież na weselu koniecznie chcemy mieć wegetariańską opcję menu, a w ubezpieczeniu podróżnym uwzględniony COVID-19). Treść piszemy możliwie uniwersalną (choć niewątpliwie zyskamy na elegancji i skuteczności „personalizując” maila, choćby w formie zwrotów różnicujących płcie adresatów). Poza tym zwracamy się do odbiorcy tyleż uprzejmie, co bezosobowo. W końcu nawet nie wiadomo, czy ktoś to przeczyta 😉
Pierwszy błąd
Bo też rzadko się przykładamy do wytypowania właściwej osoby, do której nasze zapytanie wysyłamy (jeżeli adres kontaktowy nie jest podany, taką firmę często pomijamy, i w sumie jej strata). Ale jeżeli nazwisk jest kilka, zwykle klikamy na pierwsze z brzegu w dziale „kontakt” i… już. Wysyłamy wiadomość i przełączamy się w stan biernego oczekiwania na odpowiedź. To, że nie nadejdzie, jest wliczone w ryzyko zawodowe – w końcu po to wysyłamy dziesięć a nie trzy zapytania ofertowe, aby KTOŚ odpowiedział. Zdaje się, że działa tu wrodzony mechanizm psychologiczny, chroniący nas poniekąd przed niebezpieczeństwem zbyt dużego wyboru.
Ktoś przecież może być nieobecny i zapomnieć o ustawieniu autorespondera. Ktoś może bardzo chcieć przymierzyć się do naszego zapytania, ale nie dostał wiadomości w wyniku błędu serwera. Ktoś już nie pracuje, ale na stronie nadal widnieje jego adres. To tylko trzy przykładowe powody, dla których wysłane zapytanie warto – wybaczcie brzydkie słowo – follow-up’ować.
Drugi błąd
Dla niewtajemniczonych: to przekleństwo z akapitu powyżej to nic innego, jak zadbanie o ciągłość kontaktu. Krótka rozmowa telefoniczna po zapytaniu e-mailowym pozwoli sprawdzić, czy osoba po drugiej stronie łącza istnieje i pracuje. Czy otrzymała wiadomość i czy potrzebuje jakiegoś doprecyzowania (a często potrzebuje). Inicjatywa z naszej strony zaoszczędzi nam nieco czasu w przyszłości. Pozwoli też przetestować, jak nam się rozmawia z osobą kontaktową po stronie klienta. To dość czuły papierek lakmusowy ewentualnej przyszłej współpracy. To także sposób na dotarcie do tych osób po drugiej stronie, które lepiej czują się w kontaktach telefonicznych niż mailowych. Owszem, taka interakcja powinna zostać zainicjowana przez handlowca, do którego wysłaliśmy zapytanie ofertowe. Ale czy dla tej „powinności” na pewno warto zrezygnować z otrzymania większej liczby ofert? Nawet jeżeli wśród nich czekałaby ta idealnie skrojona do Twoich potrzeb?
Trzeci błąd
No dobrze, mamy to. Firma o rozpoznawalnej marce, z doświadczeniem i rozeznaniem w branży. O silnym portfolio. Zna się na rzeczy, zrobi Ci, co potrzebujesz i to nie za miliony monet. Co robimy zazwyczaj w takiej sytuacji? Oczywiście, szybko finalizujemy umowę. Ale jeszcze prędzej zapominamy o tym, co było, czyli o wszystkich pozostałych oferentach! Kiedy zdarzy im się zadzwonić za tydzień lub dwa, z pytaniem czy sprawa aktualna, bywamy nawet zniecierpliwieni. No bo my tu zabiegani, dawno zamknęliśmy etap wycen, teraz mamy stos drobiazgów do przypilnowania, a oni nam tu…
Weź ich więc sposobem! Po uzyskaniu najlepszej oferty poświęć te 5 minut i odpowiedz wszystkim firmom (a tak naprawdę osobom), z którymi się kontaktowałeś. Na przykład: „Dzień dobry, dziękuję za przygotowaną ofertę i poświęcony czas. Tym razem zdecydowaliśmy się na innego oferenta, ale pozwolę sobie zachować kontakt do Pani/Pana na przyszłość. Serdecznie pozdrawiam…”
Celowo umieszczam tu miniwzór do skopiowania. W niemal każdej rozmowie na temat „olewania” odrzuconych oferentów pojawia się jeden, główny powód, dla którego nie powiadamiamy ich o naszej decyzji: nie wiemy jak to zrobić, jeżeli to nie ich wybraliśmy. Niektórzy uważają, że w sumie nie ma ich o czym powiadamiać, a innym jakoś tak po prostu głupio.
Zyski
Opisana powyżej operacja (odpowiedzi, nie olewania) trwa 5 minut, jeżeli niedoszłych kontrahentów masz 20-30. Jeżeli wynalazłeś ich mniej – sprawa jest jeszcze prostsza. Krótsza nawet niż spisanie poniższej listy zalet takiego postępowania. Odpowiadając „odrzuconym” wykonawcom:
- pozostawiasz dobre wrażenie po sobie (i swojej firmie)
- zachowujesz potencjalnie cenny kontakt na przyszłość
- masz „plan B” na wypadek, gdyby z wybranym wykonawcą współpraca się pokomplikowała
- czasem działasz na korzyść branży i pozwalasz podnieść jakość usług*
- skąd wiesz, że na pewno nigdy nie będziesz ich potrzebował?
A ciąg dalszy nastąpi:)
Bo jeżeli powyższe argumenty Cię nie przekonują, to za jakiś czas zamieszczę tu odnośnik do artykułu, w którym dzielę się moimi prywatnymi doświadczeniami. Dowodami na to, że warto zapytania ofertowe przeprowadzać kulturalnie, do samego końca.
*A w tymże artykule przeczytasz także, jak mimochodem załatwiłam win-win: sobie i oferentowi.
