Błogosławieństwo autorespondera

automatyczny mail

Bo każdy z nas ma do dyspozycji osobistego asystenta. A że sezon urlopowy trwa, podrzucam kilka niby-oczywistości na temat autorespondera.

Wydaje się, że z automatycznych odpowiedzi na maile korzystamy dziś znacznie częściej niż kiedyś. Także w korespondencji prywatnej, choć to w służbowej autoresponder jest niezastąpiony. Nauczyliśmy się już, że autoresponder może nie tylko wytłumaczyć naszą nieobecność w biurze, ale też zapewnić chwilę spokoju w dniach spod znaku „urwanie głowy”.

Kiedy się przydaje?

Najczęściej używamy go w przypadku dłuższych i krótszych nieobecności. Przed urlopem, delegacją, szkoleniem wyjazdowym – to dobry sposób, aby pozostać w kontakcie z tymi, którzy do nas piszą, a którym nie odpowiemy co najmniej do naszego powrotu.

Jeżeli korespondentów mamy wielu, a nasza praca polega w dużej mierze na pisaniu maili – warto rozważyć ustawienie autorespondera także wtedy, gdy inne zadanie nie pozwalają nam na bieżącą obsługę korespondencji. Szczególnie, jeżeli nasi odbiorcy przyzwyczajeni są do superszybkich odpowiedzi (lub mają zwyczaj używania e-maila w funkcji czatu).

Cenną informacją wówczas będzie dla nich to, że np. w godzinach 10-14 danego dnia mamy wdrożenie nowego systemu/planowaną przerwę w dostawie prądu/całodzienną rekrutację i w związku z tym na wiadomości odpowiemy po południu. Nadawca nie będzie się wówczas denerwował brakiem odpowiedzi i w naglącej sytuacji otrzyma szansę na pilne poszukanie innej drogi kontaktu. A my dopełnimy prawideł e-mailowej etykiety. Czyli „odpowiemy” od razu, choć odpowiedzieć nie możemy.

Treść dobrze dopasowana

To, jakie będzie brzmienie naszej automatycznej wiadomości, zależy oczywiście od tego, do kogo go kierujemy. I od tego, czy mówimy o skrzynce służbowej czy prywatnej. Standardowo dobrze, aby znalazły się tam:

Przywitanie

– Treść (w korespondencji służbowej: najkrótsza możliwa) dotycząca naszej nieobecności z niezbędnymi datami i godzinami

– Kontakt w sprawach pilnych

– Ewentualne namiary na osobę zastępującą nas

– Pożegnanie i podpis

 

Na przykład:

Szanowny Nadawco,

w dniach 6-14 lipca biorę udział w szkoleniu poza siedzibą firmy. Mój dostęp do poczty elektronicznej będzie w tych dniach ograniczony. W sprawach pilnych zastępuje mnie XXX [tu numer telefonu i/lub adres e-mailowy]. W pozostałych sprawach skontaktuję się niezwłocznie po powrocie.

Z poważaniem

Anna Kiełbiewska

To wersja służbowa. W odmianie prywatnej, dużo rzadziej stosowanej (choć nie przez wszystkich; ukłon szczególnie w stronę znajomych freelancerów) mogłaby zaś wyglądać tak:

Cześć,

od 10 do 20 lipca rzucam wszystko i wyjeżdżam w Bieszczady, oczywiście bez komputera i telefonu, dlatego będę w tych dniach nieuchwytna. Jeżeli się przyjaźnimy i pilnie mnie potrzebujesz, wsiadaj w cokolwiek i dołącz do nas. Jeżeli chcesz mi coś sprzedać, powinieneś wiedzieć, że marne są na to szanse drogą e-mailową. Na wszystkie inne e-maile odpowiem po powrocie.

Pozdrowienia

Ania

 

A ponieważ obracamy się współcześnie często w środowiskach dość kosmopolitycznych, warto pamiętać o drugiej wersji językowej. Szczególnie w wypadku „biurowych” autoresponderów.

Polecam też posługiwanie się raczej datami kalendarzowymi (6 lipca) niż relatywnymi (pojutrze).

Można też oczywiście kreatywniej i z pazurem

…ale dobrze jest wtedy pamiętać, że wiadomość przeczytają wszyscy, którzy w czasie naszej nieobecności zechcą do nas napisać. A może to być – poza tymi, z którymi kontakt jest regularny i oczekiwany – zarówno koleżanka ze studiów i dawno niewidziany kumpel z wojska, jak i rekruter, który znalazł kontakt do nas w sieci, i ważny przedstawiciel klienta, albo znana z braku poczucia humoru promotorka. I to również na adres prywatny, bo niestety wciąż zdarza się, że – w dobrej wierze – ktoś podaje nasz prywatny adres, aby umożliwić pilny kontakt.

Jeżeli nasze przerwy w dostępie do poczty e-mailowej są dość regularne i przewidywalne, świetnie sprawdzi się możliwość stworzenia kilku wariantów treści do wyboru (choć nie wszystkie bezpłatne rozwiązania pocztowe oferują taki luksus). Przygotowujemy raz, a w przypadku spodziewanej nieobecności wybieramy tylko odpowiednią wersję i gotowe.

Niezależnie jednak od tego, czy autoodpowiedź tworzymy „na szybko”, czy spisujemy starannie  przemyślane wersje, zawsze warto na koniec wysłać maila do siebie. Po włączeniu autorespondera oczywiście, aby sprawdzić, jak prezentuje się nasza nieobecność w oczach innych.

Nie spamuj

Dobrze jest też pamiętać o ustawieniu niskiej częstotliwości wysyłania e-maila, na przykład raz dziennie lub co 6 godzin. Zapobiegnie to sytuacjom, w których ktoś, wysyłający do nas dziesiątki maili dziennie (bo na przykład pracujemy przy tym samym projekcie, więc jesteśmy na „DW:”), dostaje w odpowiedzi na każdą z nich informację o nieobecności adresata. Pomijając irytującą powtarzalność, na pewno nie pomoże mu w skupieniu się na pracy regularne przypomnienie o tym, że ktoś inny właśnie wypoczywa na urlopie.

A skoro już do urlopu powróciłam, to warto zrobić dla samego siebie jeszcze jedną, dobrą rzecz. Nie wyłączać autorespondera od razu po powrocie do biura, tylko w miarę możliwości pozostawić sobie czas na „ogarnięcie się”, zanim skrzynka pocztowa w tajemniczy sposób zacznie znów przyciągać nowe wiadomości. Tylko – jeżeli macie krótką pamięć, jak ja – ustawcie sobie koniecznie przypomnienie o wyłączeniu autorespondera, na przykład pod koniec pierwszego dnia w pracy.

Oby szybko przydał się ponownie (w celach wakacyjnych oczywiście).

Please follow and like us:

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Follow by Email
Facebook
Facebook
LinkedIn