Praca zdalna na poziomie

I to takim, aby nadal, mimo technologicznego zapośredniczenia, uchodzić w pracy za profesjonalistę. O netykiecie telekonferencji.

• Przede wszystkim ogarniaj otoczenie: warto zaaranżować sobie specjalne miejsce w celu uczestnictwa w telekonferencji, zdalnym kursie czy lekcjach. Zadbajmy o w miarę jednolite tło, brak bałaganu w kadrze, ilość miejsca wystarczającą, aby nas było widać w formie „popiersia”. Tło wcale nie musi być instagramowo-kremowo-złote, nie musi nawet być regałem z książkami o złoconych brzegach! A już zdecydowanie nie powinno być fototapetą udającą takiż regał. Uprzedźmy o swoich telekonferencyjnych planach domowników, a jeżeli się uda, odseparujmy się od przestrzeni życia rodzinnego przy pomocy zamkniętych drzwi. Wywieśmy kartkę z przypomnieniem na drzwiach (a nawet wtajemniczmy ich w podstawowe zasady netykiety telekonferencji). Słowem: zróbmy wszystko, żeby uniknąć niespodziewanej wizyty przed kamerą roznegliżowanej żony, klnącego rubasznie brata albo latorośli, wołającej: „mama, kuuupę!”.

• Przygotuj też miejsce pracy. Szczególnie swój komputer. Cokolwiek masz innego otwartego w tle, zadbaj, by nie przysporzyło Ci kłopotów nawet w wypadku nieplanowanego podzielenia się ekranem z innymi. Dobrze, żeby ewentualne zdjęcie, które ustawiasz jako awatar, prezentowało w miarę formalny wizerunek – bez wakacyjnych ujęć w bikini. A jeżeli awatarem z konieczności jest niezbyt profesjonalny zwierzak, zadbajmy chociaż o nazwę użytkownika (imię i nazwisko) adekwatną do nas, nie do zwierzaka. Dobrze jest mieć „pod ręką” wszystko, co może być potrzebne: słuchawki, mikrofon, smartfon, ładowarkę, terminarz oraz na wszelki wypadek kartkę i długopis.

• Ubierz się. Nie w garnitur, ale i nie w brudny, wytarty dres. Netykieta telekonferencji podpowiada, aby starać się wyglądać tak, jakbyś zaraz miał spotkać się z wszystkimi tymi ludźmi na żywo, nie w sieci. Owszem, mamy dzięki społecznej izolacji rozkwit kategorii „odzieży domowej”, ale służbowe spotkanie czy zdalny wykład nie są najlepszym miejscem na prezentowanie przemiłej jednoczęściowej piżamki czy bluzy z kapturem ozdobionej choćby najpiękniejszym rogiem jednorożca. Odradzam też znany skądinąd styl „co poniżej pasa, to niewidoczne”, czyli wkładanie casualowej marynarki do szortów, z którymi nie rozstajesz się w dni wolne. Nigdy nie wiesz, czy nie będziesz musiał w trakcie konferencji pilnie wstać, by sięgnąć książkę z regału lub zamknąć drzwi za którymś z domowników, który wtargnął nieproszony do Twojego „gabinetu”.

• Nie jedz – tak, wiem, że zdarzają się takie spotkania online, na których wyłączamy kamerę i mikrofon. Ale to trochę tak, jak podczas spotkania z dziennikarzem pisma plotkarskiego: na wszelki wypadek załóż, że wszystko co powiesz i zrobisz w czasie spotkania, choćby nie było nagrywane, może być przeznaczone dla oczu i uszu publiczności. Bo co, jeżeli zapomnisz wyciszyć mikrofon i wyłączyć kamerę? Lub zostaniesz wywołany w chwili, gdy kebab będzie naprawdę wszędzie? Przezorny zawsze ubezpieczony.

• W trakcie spotkania nie zajmuj się innymi rzeczami. To podstawa telekonferencyjnej netykiety, bo dotyczy okazywania szacunku rozmówcom. To naprawdę widać: nieobecny wzrok, uśmiech błąkający się po twarzy przy scrollowaniu facebookowego walla, to, że automatycznie przytakujesz, śledząc jednocześnie losy bohaterów ulubionego serialu. Uciążliwe dla odbiorców może być nawet pisanie na klawiaturze, choćby były to notatki służbowe z bieżącego spotkania. W przypadku mojego osobistego komputera pisanie na klawiaturze dostarcza nie tylko irytujących dźwięków; stukające w klawiaturę palce w denerwujący sposób przesłaniają też twarz piszącego z powodu kamery umieszczonej pod ekranem (geniusz, geniusz, który to zaprojektował).

• No właśnie. Kamerka. Sedno wielu dylematów w netykiecie telekonferencji. Włączać czy wyłączać ją podczas spotkań online, telekonferencji, szkoleń czy lekcji? Najbardziej elegancko i najlepiej z punktu widzenia skutecznego porozumiewania się byłoby mieć ją cały czas włączoną. Ale to bywa utrudnione: a to łącze zbyt słabe, żeby zapewnić i wizję i fonię bez przerw, a to ktoś musi wyjść za pilną potrzebą, a to brak spokojnego miejsca w domu, którego wolałoby się nie pokazywać światu. Co do zasady powinno się ustalić oczekiwania prowadzącego wobec uczestników już na etapie planowania spotkania. Są takie formy spotkań, których nie wyobrażam sobie prowadzić bez obserwowania twarzy uczestników (warsztaty), ale są i takie, w których bywa to nawet pomocne (coaching). Jeśli zaś z jakiegoś powodu nie możemy dostosować się do prośby o pozostanie na wizji, na miejscu będzie krótkie usprawiedliwienie w wiadomości prywatnej do obsługi technicznej spotkania lub do prowadzącego. Warto też pamiętać, że rezygnując z wizji, pozbawiamy się znaczącej części potencjału perswazyjnego. Dodatkowo włączona kamera pozwala zachować szczątki kontaktu wzrokowego, co pozwala nieco odpocząć naszemu otumanionemu technologią mózgowi.

• W sieci również obowiązuje, a może nawet bardziej niż w realu, dbałość o odgłosy, które wydajemy. Netykieta telekonferencji niewiele różni się w tym punkcie od tradycyjnej kultury osobistej. Tylko dodatkowo mamy t o wiele szersze spektrum odgłosów do opanowania niż podczas spotkań osobistych. Od sprzężeń mikrofonu, trzasków z komputera, stukotu klawiszy, przez szuranie, mlaskanie, sapanie lub wzdychanie do mikrofonu aż po nerwowe postukiwanie długopisem w biurko. Do tego dochodzą odgłosy otoczenia: od szumu ulicznego i ulewy za oknem, poprzez robiącego remont sąsiada i psa szczekającego na korytarzu, aż po własnych domowników, którzy w zależności od wieku mogą: śpiewać pod prysznicem, wrzeszczeć wniebogłosy, głośno tupać do ulubionej piosenki lub po prostu hałaśliwe wybuchać śmiechem przy tak zwanej „cichej zabawie”.

• Ponieważ czas płynie nieco inaczej, gdy spotykamy się online, bardzo ważne jest trzymanie się ustalonego porządku spotkania. Agenda powinna obejmować jak najczęstsze przerwy, choćby 5-minutowe, a bloki interakcji w idealnym świecie powinny być maksymalnie 50-minutowe. Na spotkaniach formalnych, np. służbowych, przydaje się moderator, szczególnie, gdy jeden lub więcej uczestników przejawia skłonności do uzurpowania sobie 100% czasu antenowego. Jeżeli zespół jest bardzo stęskniony za sobą (albo za ludźmi w ogóle), program powinien przewidywać czas na swobodne rozmowy. To przecież także element higieny pracy – dbałość o interakcje z innymi i namiastkę osobistego kontaktu. Ale jeżeli potrzeby te są szczególnie silne, warto przenieść je na osobno umówione spotkanie, przeznaczone wyłącznie na cele towarzyskie czy networkingowe (tak, to odkrycie wielu podczas drugiej fali pandemii: spotkania online świetnie nadają się też do tego, aby zwyczajnie pogadać;).

• A co z pilnymi potrzebami? Sygnalizować, czy nie, że muszę na moment wyjść? To jedna z najczęściej poruszanych kwestii w zakresie netykiety telekonferencji. W zasadzie, patrz punkt wyżej: jeżeli agenda została dobrze ustawiona, to przeciętny, zdrowy uczestnik zajęć online nie powinien mieć problemu z wytrzymaniem do przerwy. Zdarzają się jednak oczywiście sytuacje nagłe i nieprzewidziane, kiedy musimy natychmiast wyjść sprzed komputera. O ile w sytuacji na żywo pewnie szepnęlibyśmy „przepraszam, zaraz wracam”, o tyle w czasie spotkań online nie jest wskazane przerywanie mówiącemu tego typu technicznymi informacjami. W zależności od sytuacji możemy w prywatnej wiadomości poinformować o wyższej konieczności jedynie najbliższego kolegę lub moderatora (kiedy jeszcze daleko do chwili, gdy to my zostaniemy wywołani na forum) lub napisać o tym do wszystkich uczestników na czacie (w wypadku, gdy prawdopodobne jest, że zostaniemy zapytani o zdanie). Zdarzało mi się też widzieć pięknie wykaligrafowaną kartkę „Zaraz wracam” przed obiektywem kamerki. Lub ustawione wirtualne tło z napisem podobnej treści. To wymaga oczywiście dobrego wyczucia, na co możemy sobie pozwolić w danym gronie, a na co nie. Z całą pewnością natomiast złym doradcą jest strach przed przerwaniem spotkania, który sprawia, że decydujemy się zabrać ze sobą smartfon… do toalety. Ani mi się waż!

• Witaj się i żegnaj. Spotkanie online to taki sam akt interakcji z drugim człowiekiem, jak każdy inny. Czyli wymaga wyodrębnienia z informacyjnego szumu, który otacza nas w zasadzie bez przerwy. Podstawowym sposobem wydzielenia przestrzeni na to konkretne spotkanie i okazania szacunku rozmówcom jest przywitanie się na początku rozmowy i pożegnanie na końcu. Warto zrobić to głosowo i z wizją. Chyba że jesteśmy spóźnieni i przerwalibyśmy przywitaniem czyjeś wystąpienie, wtedy witamy się pisemnie, na czacie, a w bardziej familiarnych relacjach choćby gestem: krótkim pozdrowieniem poprzez uniesienie dłoni na wizji, bez „dzień dobry”. Wszelkie zakłócenia, o których wiemy wcześniej (spóźnienia, wcześniejsze wyjścia) powinny zostać zasygnalizowane prowadzącemu. To nie tylko kwestia netykiety telekonferencji, ale znów – szacunku dla prowadzącego, pozostałych uczestników i przy okazji duże ułatwienie organizacyjne.