Bez względu na to czy napisałaś/-eś w życiu choć jeden papierowy list, czy jesteś zagorzałym tępicielem e-maili – przeczytaj. Możesz się zdziwić, jak wiele wspólnego ma kultura korespondencji z „nowoczesnych” maili z tą z tradycyjnych listów. I może docenisz: dziś Międzynarodowy Dzień Listonoszy😊
Jasność i przejrzystość
Niegdyś „lekarskie pismo”, dziś odmienne sposoby kodowania, „krzaczki” w miejsce znaków diakrytycznych, nadmiar emotikon. Nasze sposoby na utajnienie listu przed nadawcą wciąż ewoluują. Podobnie jak piórem czy długopisem, także na klawiaturze potrafimy pisać ciągiem, bez dzielenia tekstu na łatwiej strawne cząstki. A ból wywołany przydługimi zdaniami również pozostaje w mocy. Tak jak wariacje ortograficzno-interpunkcyjne, choć śmiem twierdzić, że pismu odręcznemu łatwiej wybaczyć te ostatnie. Dla błędów w komputeropisach, których poprawność sprawdza często kilka zautomatyzowanych słowników naraz, trudno mi jakoś znaleźć zrozumienie.
Kultura korespondencji wymaga też pisania językiem dostosowanym do odbiorcy (język branżowy, specjalistyczny), ale z poszanowaniem zasad języka ogólnego. Przerysowana korpogwara wcale nie dowodzi naszego profesjonalizmu. A miłosne wyznania czynione nadmiernie ckliwym językiem wbrew pozorom nie sprzyjają pozyskaniu czyichś względów.
Papier wszystko zniesie, ale…
…nadmiar szkodzi. Tak treści, jak i ozdobników. Trudno czytało się dawnym Polakom wielostronicowe listy ze szczegółowymi opisami wydarzeń i plotek okołotowarzyskich. Dziś – trudno nam przebrnąć przez wieloakapitową wiadomość, wymagającą kilkukrotnego przewijania ekranu. Końcowy dopisek „Szczegółowy opis zamieszczam w załączniku” wystawia na próbę nie tylko cierpliwość czytającego, ale także jego relację z nadawcą.
Tym bardziej, że klęska urodzaju, z którą się niewątpliwie mierzymy, przybiera często postać nadmiaru wiadomości. Kiedyś traktowano zbyt dużą częstotliwość otrzymywania „poczty” jako uciążliwość (na każdy list należało przecież odpisać), ale niewątpliwie takie „spamowanie” było mniej rozpowszechnione, bo bardziej czasochłonne dla nadawcy. Dziś bywają środowiska (głównie zawodowe), które wymianę listów elektronicznych traktują jak czat firmowy. Brylują wśród nich specjaliści od mnożenia niewiele wnoszących wiadomości oraz tzw. forward managerowie, których sposób zarządzania opiera się na sprawnej dystrybucji e-maili. Bywa, że prześcigamy się w przechwałkach o tym, kto zgromadził więcej zaległej korespondencji w mailboksie po urlopie. Ale, gdy e-mail zastępuje nam rozmowę twarzą w twarz, bo nawet krótkie informacje przekazujemy sobie mailem, mimo że siedzimy biurko w biurko – wiedzmy, że coś się dzieje. Coś niezbyt dobrego z punktu widzenia kultury korespondencji, ale i szerzej – efektywnej komunikacji.
„Miej to na piśmie”
To co zapisane, zyskuje wyższą rangę – wiadomo. Nie tylko dlatego, że stanowi materialny dowód; także dlatego, że sformułowania na piśmie muszą zostać skonkretyzowane, a myśli ubrane w słowa. Nie zawsze o to dbamy, mówiąc. Rzadko choćby dochodzimy swoich praw na podstawie umowy ustnej, niby tak samo ważnej jak spisana. Pismo nadaje ważności, sprawczości i skuteczności. To dlatego zdarza się, że proste ustalenia wysyłamy mailem, zamiast uzgodnić je ustnie. Szczególnie w organizacjach o rozbudowanej strukturze i długim łańcuchu decyzyjności, bo kurs przetrwania w mało przyjaznych środowiskach nauczył nas dbać o „podkładki”, albo mniej eleganckie „dupochrony”.
Sporo zapożyczyliśmy tu z korespondencji oficjalnej, nie zawsze mającej wiele wspólnego z kulturą korespondencji. Decyzje urzędowe nabierają przecież mocy po doręczeniu, wyrok sądu wymaga pisemnego uzasadnienia, a w większości przypadków działać możemy dopiero, gdy urząd „prześle to oficjalnym pismem”. Zbudowaliśmy też cały system podkreślania ważności korespondencji (np. przez osobiste doręczenie, potwierdzenie odbioru itp.), którego w e-mailach nie jesteśmy, póki co, w stanie odtworzyć (znacznik „priorytetu” może i zadziałałby, gdyby… był rzadziej spotykany).
Wszystkie te szalenie ważne informacje nauczyliśmy się też chronić przed niepowołanym okiem. W tradycyjnej korespondencji dostarczamy je w zamkniętej kopercie, w niektórych szczególnie oficjalnych przypadkach: podwójnej, czasem z dopiskiem: „poufne” (a czasem dopłacając za usługę zachowania tej szczególnej poufności). Dawniej listy zaopatrzone były w pieczęcie lakowe, służące tyleż identyfikacji nadawcy, co ochronie przed otwarciem przesyłki przez jakiegokolwiek pośrednika między nadawcą a odbiorcą (bo wymagałoby to złamania pieczęci).
Adresat w centrum
To, co w żadnym wypadku nie powinno się zmienić na ścieżce naszej cywilizacyjnej ewolucji od pergaminu do e-maili to usytuowanie w centrum uwagi odbiorcy listu. Szacunek dla niego i spraw dla niego istotnych to samo sedno kultury korespondencji, tak jak i całego systemu grzecznościowego. Dawniej osobista wymiana listów stanowiła dowód zażyłości, zainteresowania daną osobą i darzenia jej szacunkiem – wartym naszego czasu i wysiłku. Stąd czasochłonne pisanie listów i nadawanie ich mało efektywną drogą konną, czasem po to tylko, aby spytać: „jak zdrowie Waszmości?”.
Współczesnych e-maili używamy zwykle do znacznie bardziej pragmatycznych celów. Aby jednak je osiągnąć, warto zadbać o jednoznacznie wyrażony szacunek dla odbiorcy. Akcentujemy go na przykład zwracając się do adresata w taki sposób, aby poczuł się wyróżniony. W wypadku listów prywatnych będzie to nawiązanie do uczuć, którymi go darzymy („Kochana moja”, „Maestro”, „Mamusiu”). W sprawach służbowych: zaznaczenie miejsca w hierarchii, do której przynależy („Szanowna Pani Dyrektor”, „Księże Profesorze”), a przy nawiązywaniu kontaktu posłużenie się uniwersalnym zwrotem grzecznościowym („Szanowni Państwo”).
…i wszystko to, co jego jest
Wszelkie zaimki, odnoszące się do osoby adresata piszemy, podobnie jak dawniej w listach papierowych, wielką literą (Ty, Twój, Twoimi, Twojej, Ciebie, Tobie, Ci, z Tobą). Nieco bardziej staroświecko, ale superelegancko jest też wielką literą zaznaczać ważność osób istotnych dla adresata („Uściskaj Mamę”, „Pozdrów Babcię”, „Przekaż ukłony Profesorowi”). To już nieobowiązkowa, wyższa szkoła kultury korespondencji.
Okazaniu szacunku służy też formuła pożegnalna w mailu, czyli ta rzadko spotykana w innych sytuacjach niż korespondencja, fraza tuż przed podpisem. Często przerysowuje ona podległy stosunek nadawcy do odbiorcy listu – ale spokojnie, jest to relacja grzecznościowa. A to oznacza, że korona nam z głowy nie spadnie po napisaniu: „Z wyrazami szacunku”, „Z poważaniem” ani nawet po „Kłaniam się nisko”. W zamierzchłych czasach „papierowych” formuła pożegnalna wyrażała wszak jeszcze bardziej malowniczą uległość: „Uniżony sługa Jaśnie Pani”, „Do nóg Waćpanny najniżej się kłaniam” lub „Racz przyjąć, Szanowny Panie, wyrazy mego prawdziwego szacunku” – a nie można powiedzieć, byśmy jako naród cokolwiek ze swej dumy i buty utracili.
Raczcie więc przyjąć z serca płynące pozdrowienia
Wasza Ania
