Zauważyliście, że tym, co powoduje największy dyskomfort w spotkaniach online są dwa przeciwstawne stany?
Na jeden z nich chciałoby się mieć jakieś magiczne zaklęcie, ot choćby „Silencio!”, i to zanim pęknie nam głowa. Drugi powoduje, że wiercimy się i irytujemy, zaczyna być nam niewygodnie nawet we własnej skórze. Szczególnie, kiedy to my zadaliśmy ostatnie pytanie. Cisza i przekrzykiwanie się – to na nie skarży się na zmianę spora część populacji, która spotkania, narady, prezentacje, dyskusje czy briefingi zamieniła na spotkania online. Oba stany zdają się bezcelowe i marnotrawiące czas. Oba podnoszą ciśnienie. Zarówno ciszę, jak i przekrzykiwanie się trudno jest przerwać. I trudno ich uniknąć.
Przekrzykiwanie się
Z przekrzykiwaniem mierzyć się musimy czasami wszyscy i to w najróżniejszych sytuacjach. Robiliśmy to też przed epoką przyspieszonej cyfryzacji. Dlatego mamy w tym nieco większą wprawę niż w radzeniu sobie z ciszą. Wypracowaliśmy na przykład strategie:
– agresywne – czyli dołączamy do przekrzykiwań, a jeśli jesteśmy wystarczająco zmotywowani to nawet zaczynamy ćwiczenia z emisji głosu, aby krzyczeć pełniej, głośniej, wyraźniej
– eskapistyczne – niby się przyglądamy „dyskusji”, ale uciekamy od harmidru na różne sposoby: ściszamy głośność, nie ściszamy, ale błądzimy wzrokiem i uwagą po innych sprawach, tłumimy hałas „muzyką w tle”
– na przeczekanie – włączamy się w dyskusję, gdy już się wygadają i wykrzyczą ci, którzy muszą, bo inaczej się uduszą. Kurz po bitwie opada, tętna spadają, w przerwy między kolejnymi wypowiedziami nareszcie zaczyna się wkradać cisza i… wtedy wchodzimy my. Pewnym, spokojnym głosem w kilku zdaniach wykładamy swoją rację. A że wszyscy są zmęczeni wzajemnym przekrzykiwaniem się – okazuje się ona często nad wyraz rozsądna, przemyślana i przydatna w danej sytuacji.
Dobre strony hałasu
Wchodzenie sobie w słowo, niedopuszczanie do głosu, prześciganie się w głośności wypowiedzi wyglądają na wyjątkowo niekonstruktywne. Warto jednak spojrzeć na nie jako na dowód zaangażowania. Ludzie kłócą się zwykle wtedy, gdy im na czymś zależy, gdy budzi to emocje, gdy gra warta jest świeczki. Jeżeli jesteś prowadzącym takie spotkanie – uciesz się z tego i doceń to. A potem przemyśl, jak zamienić ten wulkan energii, jakim jest Twój zespół w siłę twórczą.
Na pewno warto zacząć od dobrego zaplanowania spotkania, ustalenia jego przebiegu, przewidzenia czasu na dyskusję, ale i na przerwę na pogaduszki (to też ważne), wyznaczenia kolejności. Dobrze jest zadbać o moderatora dobrego w tym, co ma robić. Takiego, który skutecznie doceni, dziękując za głos w dyskusji i utnie dalsze dywagacje, stanowczo przenosząc je do innego „pokoju” lub na inną okazję. Wyczuje, kiedy dyskusja musi wybrzmieć, żeby nie wybuchła w najmniej odpowiednim momencie, wtedy gdy mogłaby już zakłócić proces decyzyjny.
Korzystanie z opcji „Mute all” to raczej ostateczność w trakcie spotkań o wysokiej temperaturze dyskusji, bo jest to rozwiązanie siłowe. I raczej na okazję wygłoszenia oświadczenia lub autorytarnego ogłoszenia decyzji – nie na partnerską debatę. Warto z kolei zwrócić uwagę na słuchaczy korzystających z tzw. reakcji, np. podniesionej łapki sygnalizującej chęć zabrania głosu. Jeżeli nie mamy nawyku zwracania uwagi na te podświetlone ikonki – warto ustalić z uczestnikami spotkania inny sposób zabierania głosu. Na przykład przez włączenie kamery, fizyczne podniesienie dłoni (widoczne na ekranie) itp. Dwa razy uczestniczyłam w spotkaniach, gdzie poziom frustracji z niedopuszczenia do głosu zaowocował czystą kreatywnością. W jednym z nich uczestniczka założyła maskę Anonymous – która, o ironio przymusowej cyfryzacji, pozwoliła jej wyróżnić się z tłumu. Na innym spotkaniu uczestnik zniknął z wizji, którą po chwili zdominował jego kot… zgłaszający się nieśmiało (przy wydatnej pomocy swego pana). Wrzawa ucichła, kot zdobył głos.
Cisza
Do tej pory zarządzania ciszą, w przeciwieństwie do radzenia musieli się nauczyć przede wszystkim nauczyciele, trenerzy i wykładowcy. Najczęściej tuż po pierwszym zderzeniu się z dezorientującym milczeniem potężnej grupy słuchaczy.
„Nikt nie zna odpowiedzi?”
„Wszyscy wstydzą się odezwać na forum?”
„A może ja tym pytaniem obrażam ich inteligencję?”
Cisza w spotkaniach online dotyczy dużo większej części społeczeństwa. Jest dużo bardziej powszechna – prawo do jej zachowania jest w końcu jednym z ostatnich bastionów prywatności w sieci. Jest też dla wielu dużo trudniejsza do zniesienia.
Niekomfortowa cisza
Boimy się ciszy, bo gubimy się w jej licznych interpretacjach. I nic dziwnego – ciszą można wyrazić dezaprobatę, groźbę, rozczarowanie, złość, ale i radość, zaskoczenie, poczucie zaufania, można też przecież „zaniemówić ze szczęścia”. Tyle tylko że wewnętrzny krytyk wielu z nas rzadko podsuwa te ostatnie możliwości. Raczej każe skupiać się na podejrzeniu, że cisza świadczy o negatywnej reakcji na naszą propozycję, pytanie czy zaprezentowane dane.
Podświadomie utożsamiamy też milczenie z brakiem komunikacji. O tym jak duże jest to nieporozumienie przeczytaj akapit powyżej. Mimo to jednak zwykliśmy sądzić, że ten, kto nie mówi „nie ma nic do powiedzenia”. Tymczasem sami sobie nie zdajemy sprawy z tego, jak wiele ułatwiała nam w codziennych kontaktach komunikacja niewerbalna. Porozumiewawcze spojrzenie, lekkie przechylenie głowy, uniesione brwi, zaciśnięte usta – takie sygnały umiemy odczytywać mistrzowsko. I na ich podstawie interpretować cudze reakcje. W spotkaniach online nie mamy tego komfortu. Co gorsza, nie mamy nawet możliwości oceny parametrów samej ciszy: czy jest zamierzona, czy nie (może ktoś nie włączył mikrofonu), czy trwa długo, czy krótko (może mnie „wywaliło”), z czego wynika (może zakłócenia mikrofonu sprawiły, że reszta czeka aż dokończymy pytanie, którego końcówki nie usłyszeli?).
Jak sobie z tym radzić?
Na początek warto nieco oswoić ciszę. Sprawdzić, w jakich sytuacjach sami milczymy, jakie własne potrzeby zaspokajamy nie odzywając się. Inni mają naprawdę podobnie😊
Jeżeli w spotkaniu biorą udział głównie introwertycy albo osoby nieprzyzwyczajone do publicznego mówienia – zbroimy się w dodatkową cierpliwość i spokój. Jeżeli osoby nienawykłe do nowych technologii, pierwszy raz uczestniczące w spotkaniu online lub nowe w zespole – zbroimy się jeszcze nieco bardziej.
Zadając pytanie – oczekujmy co najmniej kilku sekund ciszy. Ona jest naturalna nawet w spotkaniach na żywo, gdy z trybu „odbioru” przestawiamy się na tryb „nadawania”. Musimy ubrać myśli w słowa, porzucić dotychczasowy tok myśli, odnieść się do słów przedmówcy. To trwa, choć w czasach offline trwało nieco krócej niż online. Tu dodatkowo czasem musimy oderwać wzrok od prezentacji. Wrócić do innego okna. Poszukać przycisku włączającego mikrofon i/lub kamerę, bo nie ma go tam gdzie był w programie używanym na poprzednim spotkaniu. Musimy otworzyć plik z poprzednią wersją raportu, bo dane, o które ktoś zapytał, tam były, a z obecnej zostały usunięte na prośbę zarządu…
Bądź gotowy i… spokojny
Przygotuj się na ciszę, wiedz, że ona nastąpi. Zadaj pytanie i daj reszcie chwilę, aby Twój głos wybrzmiał, okna zdążyły się przełączyć, mózgi zaskoczyć, a ośrodki mowy uruchomić. Jeśli jesteś na początku drogi oswajania ciszy to zajmij się czymś, aby ten czas Ci się nie dłużył: napij się wody, sięgnij po notatnik, przesuń kota na cudze kolana. Możesz też policzyć do 10.
To już zwykle czas wystarczający, aby jakąś reakcję uzyskać, ale! Pamiętaj, że akurat na tym spotkaniu możesz mieć lagi dłuższe niż kiedykolwiek. Albo pytana osoba musiała pilnie odebrać paczkę od kuriera i nie słyszała Cię. Dlatego spokojnie ponów pytanie po tych 10 sekundach. I znów daj mu wybrzmieć. Jeśli nadal Ci niekomfortowo – zaprzęgnij do pracy poczucie humoru i dalsze pokłady cierpliwości i wiary w siebie i w ludzi. Po jakimś czasie zobaczysz, że do ciszy można się przyzwyczaić, a nawet polubić.
I niech Ci cisza lekką będzie😊
